Daten schützen mit Office 365

Daten schützen mit Office 365

Office 365 ist eine komplette Cloud-Lösung, mit der Sie Tausende von Dateien speichern und auch an ihnen arbeiten können. Zusätzlich zu den Produktivitätsmerkmalen bietet der Service Sicherheits- und Compliance-Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, die erdrückenden finanziellen und rechtlichen Auswirkungen von Datenverlusten zu vermeiden. Doch auch mit seinen umfassenden Sicherheitstools birgt der Dienst einige Risiken für die Datensicherheit, die es zu bewältigen gilt. Die folgenden Tipps halten Ihre Geschäftsdaten geheim und sicher.

Nutzen Sie die Vorteile von Richtlinienwarnungen.
Die Einrichtung von Richtlinienbenachrichtigungen im Compliance Center von Office 365 kann Ihnen helfen, die Verpflichtungen Ihres Unternehmens zur Datensicherheit zu erfüllen. So können beispielsweise Richtlinientipps die Mitarbeiter vor dem Senden vertraulicher Informationen warnen, wenn sie Nachrichten an Kontakte senden möchten, die nicht im Unternehmensnetzwerk aufgeführt sind. Diese präventiven Warnungen vom IT-Systemhaus können Datenlecks verhindern und die Benutzer über sicherere Methoden des Datenaustauschs informieren.

Sichere mobile Geräte
Da persönliche Smartphones und Tablets häufig für den Zugriff auf Arbeits-E-Mails, Kalender, Kontakte und Dokumente verwendet werden, sollte deren Sicherung ein wichtiger Bestandteil des Schutzes der Daten Ihres Unternehmens sein. Die Installation von Verwaltungsfunktionen für mobile Geräte für Office 365 ermöglicht es Ihnen, Sicherheitsrichtlinien und Zugriffsberechtigungen zu verwalten und sensible Daten von mobilen Geräten zu löschen, wenn sie verloren gehen oder gestohlen werden.

Multi-Faktor-Authentifizierung verwenden
Verlassen Sie sich nicht auf ein einziges Passwort, um Ihre Office 365-Konten zu schützen. Um das Risiko von Account-Hijacking im IT-Service zu verringern, müssen Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung aktivieren. Diese Funktion macht es Hackern schwer, auf Ihr Konto zuzugreifen, da sie nicht nur Benutzerpasswörter erraten müssen, sondern auch einen zweiten Authentifizierungsfaktor wie einen temporären SMS-Code bereitstellen.

Session-Timeouts anwenden
Viele Mitarbeiter vergessen in der Regel, sich von ihren Office 365-Konten abzumelden und ihre Computer oder mobilen Geräte freizuschalten. Dies könnte unbefugten Benutzern ungehinderten Zugriff auf Unternehmenskonten ermöglichen und es ihnen ermöglichen, sensible Daten zu stehlen. Durch die Anwendung von Session-Timeout auf Office 365, E-Mail-Konten und interne Netzwerke meldet das System Benutzer nach 10 Minuten automatisch ab und verhindert so, dass Hacker Firmenarbeitsplätze öffnen und auf private Informationen zugreifen.

Vermeiden Sie die Freigabe von öffentlichen Kalendern.

Die Kalenderfreigabefunktionen von Office 365 ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Pläne mit ihren Kollegen zu teilen und zu synchronisieren. Die öffentliche Weitergabe dieser Informationen ist jedoch eine schlechte Idee, da sie Angreifern hilft, die Funktionsweise Ihres Unternehmens zu verstehen, festzustellen, wer weg ist und gefährdete Benutzer zu identifizieren. Wenn Sicherheitsadministratoren beispielsweise öffentlich als „Im Urlaub“ aufgeführt sind, kann ein Angreifer dies als eine Möglichkeit sehen, Malware auf unbeaufsichtigten Computern freizusetzen.

Rollenbasierte Zugriffskontrollen einsetzen
Eine weitere Funktion von Office 365, die den Fluss sensibler Daten in Ihrem Unternehmen einschränkt, ist das Zugriffsmanagement. Auf diese Weise können Sie festlegen, welcher Benutzer (oder welche Benutzer) Zugriff auf bestimmte Dateien in Ihrem IT-Systemhaus hat. So können beispielsweise Front-of-House-Mitarbeiter Dokumente auf Führungsebene nicht lesen oder bearbeiten, was Datenlecks minimiert.

Daten schützen mit Office 365
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E-Mails verschlüsseln
Die Verschlüsselung von vertraulichen Informationen ist Ihre letzte Verteidigungslinie, um Ihre Daten zu schützen. Wenn Hacker Ihre E-Mails abfangen, machen Verschlüsselungstools Dateien für nicht autorisierte Empfänger unlesbar. Dies ist ein Muss für Office 365, wo Dateien und E-Mails regelmäßig ausgetauscht werden.

Während Office 365 den Benutzern die Möglichkeit bietet, Daten gemeinsam zu nutzen und zusammenzuarbeiten, müssen Sie sich jederzeit über potenzielle Risiken für die Datensicherheit im Klaren sein. Wenn Sie mit uns zusammenarbeiten, sorgen wir dafür, dass Ihr Unternehmen mit den sich ständig ändernden Anforderungen an Datensicherheit und Compliance Schritt hält. W