Office 365 im Business

Häufige Probleme bei der Office 365-Migration

Microsoft stellt stets sicher, dass seine beliebte Cloud-basierte Produktivitätssuite Office 365 ständig verbessert wird. Aufgrund der großartigen Anwendungen und des angebotenen Supports migrieren kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) kontinuierlich auf die Plattform. Wenn Sie erwägen, zu Office 365 zu wechseln, sollten Sie sich über fünf Faktoren im Klaren sein, die dazu führen können, dass eine Migration fehlschlägt, damit Sie sie vermeiden können.

1. Langsame Internetverbindungsgeschwindigkeit

Um dies zu vermeiden, bitten Sie einen Office 365-Anbieter, Ihre bestehenden Netzwerkverbindungen zu testen, um sicherzustellen, dass Ihre Internetverbindung die Migration und den täglichen Betrieb von Office 365 bewältigen kann. Wenn nicht, sollten sie in der Lage sein, Ihnen eine effizientere Lösung anzubieten.

Da Office 365 in erster Linie Cloud-basiert ist, benötigen Sie eine Verbindung mit einer soliden Bandbreite. Bei der Migration Ihrer Dateien und Systeme nach Office 365 müssen Sie wahrscheinlich eine große Menge an Bandbreite verbrauchen. Diese Nachfrage wird oft ausreichen, um die meisten kleinen Geschäftsfelder zu besteuern, was zu langsameren Internetgeschwindigkeiten während des gesamten Prozesses führt. Mitarbeiter können es schwierig machen, ihre Arbeit richtig zu erledigen, wenn sie auf das Internet angewiesen sind, weshalb es empfohlen wird, Migrationen während der Nebenzeiten durchzuführen.

Darüber hinaus wird Office 365 am häufigsten über eine Internetverbindung und nicht über interne Server bereitgestellt. Dies bedeutet, dass der tägliche Bedarf an Bandbreite zunehmen wird. Wenn Sie bereits vor der Implementierung von Office 365 langsame Geschwindigkeiten und Dienstunterbrechungen feststellen, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass sich diese Probleme nach der Implementierung verschlimmern.

2. Postfächer und Dateien sind zu groß.

Während die Geschäftsversionen von Office 365 mit 100 GB E-Mail-Speicher und über 1 TB Dateispeicher pro Benutzer ausgestattet sind, kann es eine Weile dauern, bis Ihre E-Mails und Dateien online sind, insbesondere wenn Sie Benutzer haben, deren Posteingänge sich dem Speicherlimit nähern.

Als Faustregel gilt, dass bei größeren Dateien die Migration von Dateien länger dauert. Wenn Sie sich nicht darauf vorbereiten, können Sie feststellen, dass die Migration die Arbeit beeinträchtigt oder sogar wiederkehrende Probleme mit nicht verfügbaren Daten verursacht, wenn sie benötigt werden.

Um dies zu vermeiden, empfehlen Sie Ihren Mitarbeitern, ihre E-Mail-Posteingänge zu archivieren und E-Mails mit großen Anhängen zu löschen oder zu entfernen, die nicht erforderlich sind.

3. Nicht informierte Benutzer

Die durchschnittliche Migration von Office 365 dauert etwa ein bis drei Tage, abhängig von der Größe des Unternehmens und der Menge der übertragenen Daten. Wenn Sie mit der Migration beginnen, ohne die Benutzer darüber zu informieren, dass einige Dateien und E-Mails in diesem Zeitraum nicht zugänglich sind oder dass einige Systeme möglicherweise nicht funktionieren, könnten Sie dazu führen, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben nicht erfüllen können und Ressentiments für die neue Plattform entstehen.

Informieren Sie stattdessen Ihre Mitarbeiter darüber, wie die Migration abläuft und was sie während des Prozesses erwarten können. Darüber hinaus sollten Sie Schulungen zur Nutzung der neuen Systeme durchführen, um sicherzustellen, dass alle eingewiesen werden, bevor sie mit der Nutzung beginnen. Dies erhöht die Gesamtchance, dass die Plattform-Migration und die anschließende Nutzung erfolgreich sein werden.

4. Ältere, weniger kompatible Software, die auf Systemen installiert ist.

Während viele Versionen von Office 365 mit Abonnements für die neueste Version von Microsoft Office ausgestattet sind, gibt es integrierte Unterstützung für Systeme, die mit etwas älteren Versionen von Office arbeiten. Wenn Ihr Unternehmen eine ältere Version als Office 2010 (z.B. Office 2003) verwendet, können Sie Office 365 nicht ordnungsgemäß verwenden.

Darüber hinaus müssen Sie auch die neueste Version Ihres Internetbrowsers verwenden. Wenn Sie Chrome oder Firefox verwenden, ist das kein Problem. Wenn Sie jedoch den Internet Explorer verwenden, können Probleme auftreten, da Microsoft das Programm bereits zugunsten von Microsoft Edge eingestellt hat.

Die gute Nachricht über Office 365 ist, dass die tatsächlichen Systemanforderungen gering sind, so dass fast jedes Unternehmen in der Lage sein wird, sie zu integrieren. Wir empfehlen, dass Sie, um alle Funktionen von Office 365 nutzen zu können, Ihren Provider bitten, sicherzustellen, dass Ihre Software und Systeme damit kompatibel sind.

5. DIY-Migrationen

Auf dem Papier ist die Migration zu Office 365 ein ziemlich einfacher und unkomplizierter Prozess. Was viele Unternehmen feststellen, wenn sie die Migration selbst durchführen, ist, dass der Prozess viel schwieriger ist als erwartet. Sie stoßen auf unerwartete Probleme, die einen IT-Experten zur Lösung erfordern.

Um eine reibungslose Migration zu gewährleisten, ist es eine gute Idee, mit einem IT-Anbieter zusammenzuarbeiten.